Công ty Truyền thông & Tổ chức sự kiện Perfect Media rất vinh dự khi liên tiếp được đồng hành trong các sự kiện tiệc tất niên (Year End Party) của Công ty Deckers Outdoor Việt Nam. Ngày 19/1/2024 vừa qua, Perfect Media đã cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói cho đêm tiệc tất niên 2023 và chúc mừng năm mới 2024 của Deckers tại Vinpearl Resort & Spa Hạ Long thuộc Đảo Rều, Thành phố Hạ Long.
Vinpearl Resort & Spa Hạ Long được mệnh danh là “Lâu đài nghỉ dưỡng tráng lệ giữa vịnh biển kỳ quan thế giới”. Đến nay, đây là khu nghỉ dưỡng đầu tiên và duy nhất ở miền Bắc được xây dựng hoàn toàn trên mặt biển. Với vị trí địa lý và cảnh quan vô cùng đặc biệt này đã mang đến một địa điểm tổ chức sự kiện tuyệt đẹp, độc nhất vô nhị của miền Bắc Việt Nam. Tuy vậy, để tổ chức sự kiện thành công tại nơi đây cũng không phải là một việc dễ dàng. Do sự kiện tổ chức ngoài biển, do đó khâu vận chuyển thiết bị, cùng các ấn phẩm thiết kế, công tác thi công và việc di chuyển của đội ngũ nhân sự chạy sự kiện cũng sẽ gặp phải những khó khăn hơn khi sự kiện được tổ chức trong đất liền.
Hãy cùng theo dõi quá trình chuẩn bị cho công tác tổ chức sự kiện tiệc tất niên Deckers 2023 của team Perfect để các bạn có thể cùng hòa mình và trải nghiệm về dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chúng tôi cung cấp cho khách hàng:
Tư vấn ban đầu
Event Planner Hồng Chính – phụ trách Job sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt nhu cầu và chủ đề của chương trình tiệc tất niên Deckers 2023 sẽ lấy theo cảm hứng “Paris en blanc” – thủ đô paris hoa lệ với màu trắng tinh khiết. Tiếp đến sẽ xây dựng khung chương trình, lên ý tưởng kịch bản theo chủ đề “Paris en blanc” – phong cách độc đáo, sáng tạo, mới lạ theo yêu cầu của khách hàng. Sau đó đến bước chốt ý tưởng về kịch bản với khách hàng để chuyển sang giai đoạn mô hình hóa ý tưởng kịch bản từ trang giấy sang bản thiết kế đồ họa 2D, thiết kế 3D.
Triển khai thiết kế chương trình theo concept “Paris en blanc”
Khi đã hiểu về chủ đề của chương trình theo phong cách kinh đô họa lệ Paris, nắm được không gian nơi diễn ra sự kiện tại Vinpearl Resort & Spa Hạ Long – một thắng cảnh đẹp nổi tiếng nằm trên mặt biển của Việt Nam, nắm được các kích thước cụ thể cho các Maquette cần thiết kế, thì đây là thời điểm cho đội thiết kế 2D, 3D của Perfect Media tha hồ thỏa sức sử dụng trí sáng tạo phong phú của mình để thiết kế cho các Maquette cho sự kiện. Team thiết kế của Perfect Media sẽ tiến hành phác thảo, phác thảo liên tục và thiết kế không gian sự kiện tiệc tất niên Deckers 2023 cho đến khi khách hàng hài lòng và đạt được độ hoàn hảo.
Dưới đây là hình ảnh thiết kế 3D, giúp khách hàng hình dung được bố cục, giao diện, cùng thiết kế tổng thể cho không gian của sự kiện tiệc tất niên Deckers 2023.
Phối cảnh 3 photo booth chụp hình ấn tượng cho sự kiện Year End Party Deckers 2023 theo phong cách “Paris en blanc”
Phối cảnh 3D cho ấn phẩm photo booth được lấy cảm hứng từ biểu tượng lịch sử của nước Pháp – Khải Hoàn Môn
Phối cảnh 3D cho không gian bên ngoài sảnh dự tiệc coctail của khách mời
Các thiết kế Maquett cho sự kiện tiệc tất niên Deckers 2023, bao gồm các hạng mục: Sân khấu, Backdrop, Màn led, Photo booth, hashtag, thư mời, cùng nhiều ấn phẩm khác,…Tất cả các hạng mục này cần hoàn thiện sớm để đem đi in ấn và vận chuyển tới địa điểm diễn ra sự kiện theo đúng thời gian đã được quy định cho đội thi công của Perfect Media vào lắp ghép và thi công các trang thiết bị cho sự kiện.
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, các ấn phẩm đã được in ấn xong. Lúc này là thời điểm cho Event Planner Hồng Chính của Perfect Media tiến hành bố trí nhân sự phù hợp để phụ trách cho từng đầu mục công việc: ai phụ trách MC, ai phụ trách kỹ thuật, ai phụ trách tiết mục văn nghệ, ai phụ trách tiệc,… đồng thời cần phải theo dõi và gắn kết các cá nhân đó lại với nhau trong một hoạt động tập thể để vận hành sự kiện được diễn ra trơn tru theo đúng kịch bản của chương trình.
Bên cạnh đó, Event Planer Hồng Chính cũng sẽ phải bao quát tất cả các trang thiết bị, vật dùng dùng trong sự kiện cần được chuẩn bị đầy đủ: Đèn, màn hình led, hoa tươi, máy tính, máy chiếu, loa, mic,… cùng rất nhiều vật dụng khác tương ứng với từng hạng mục.
Sau đó sẽ bố trí các phương tiện vận chuyển đầy đủ trang thiết bị đến địa điểm tổ chức sự kiện. Vì sự kiện diễn ra tại khu Resort ngoài biển tại Vịnh Hạ Long, cho nên việc di chuyển sẽ gặp nhiều khó khăn, khi phải chờ đợi các chuyến tàu phà để đến được địa điểm, chưa kể phải chịu thời gian quản lý của phía Resort chỉ cho nhân sự và đồ đạc di chuyển tới địa điểm vào khung giờ nhất định, 6h sáng của ngày diễn ra sự kiện mới được vào đồ và setup thi công. Do vậy, mọi công tác vận chuyển đều cần đảm bảo độ chính xác cao để không bỏ sót bất cứ thiết bị hay maqquet nào để việc tổ chức sự kiện không bị rối, cuống cũng như mất kiểm soát trước các tình huống phát sinh.
Ứng dụng công nghệ cao trong tổ chức sự kiện
Perfect Media có khả năng cung cấp các dịch vụ công nghệ sự kiện cao, cập nhật theo xu thế của thế giới như tại sự kiện tiệc tất niên Deckers 2023. Đội ngũ nhân sự công nghệ của Perfect Media đã dành thời gian khoảng 2 tuần để xây dựng video cho tiết mục keymoment kết hợp sử dụng công nghệ tia laser mapping để tạo nên một tiết mục ấn tượng nhất của sự kiện.
Thi công tại sự kiện
Đây là một sự kiện mà công đoạn thi công khá là vất vả cho anh em thợ thi công của Perfect Media. Tất cả cả các hạng mục cần thi công chỉ được diễn ra trong vòng 10h đồng hồ. Tất cả các anh em thi công, cùng nhân sự hỗ trợ, nhân sự giám sát chương trình đều phải hoạt động hết công suất để hoàn thành công tác lắp đặt, setup bối cảnh không gian cho sự kiện thật chỉnh chu, tráng lệ theo đúng concept về kinh đô hoa lệ của Paris.
Video quá trình setup sự kiện Year End Party của đội ngũ thi công Perfect Media
Bước tổng duyệt trước sự kiện
Trước giờ diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip kỹ thuật của Perfect Media sẽ dành thời gian tập dượt, tổng duyệt trước toàn bộ chương trình để đảm bảo tất cả các công đoạn trong sự kiện được diễn ra nhịp nhàng, phối hợp ăn khớp, và cũng để kiểm tra các yếu tố kỹ thuật về âm thanh, ánh sáng, màn led, tia laser,.. được diễn ra chính xác. Nếu có bất kỳ điều gì phát sinh thì có thể có phương án xử lý kịp thời trước giờ chạy sự kiện.
Tổng duyệt tiết mục múa trong đêm tiệc
Quá trình tổng duyệt của nhân sự Deckers cho tiết mục Fashion Show biểu diễn thời trang
Cùng ngắm nhìn thành quả của cả một ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Perfect Media dành cho đêm tiệc tất niên Deckers 2023
Highlight đêm tiệc YEP 2023 của công ty Deckers
Keymoment Year End Party 2023 Deckers
Khách mời dự tiệc coctail sang trọng và lịch lãm
Khách mời rất hào hứng với các ấn phẩm booth chụp hình đầy tính sáng tạo và nghệ thuật của team thiết kế Perfect Media
Nghi thức vinh danh và trao quà cho các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc
Tất cả các vị khách mời tham dự sự kiện Year End Party Deckers 2023 đã được hòa mình vào một đêm tiệc vui vẻ, cùng thưởng thức bữa tiệc nghệ thuật đặc sắc với sự hỗ trợ của các thiết bị âm thanh – ánh sáng chất lượng cao của Perfect Media
Tiết mục múa Beauty and the Beast uyển chuyển được trình bày bởi nhân sự của Deckers
Biểu diễn Fashion Show với các bộ trang phục được thiết kế từ vật liệu tái chế mang thông điệp ý nghĩa bảo vệ môi trường đến từ đội ngũ nhân sự Deckers
Kết thúc chương trình là phần biểu diễn của DJ My Rose nóng bỏng của Perfect Media – được mệnh danh là “phù thuỷ âm thanh” với những bài nhạc mới mẻ, kích thích khuấy động chương trình “nóng” hơn bao giờ hết
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện độc đáo, ấn tượng và chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng giao phó cho Perfect Media. Chúng tôi có đủ mọi yếu tố để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tốt nhất cho bạn: từ khâu phát triển ý tưởng cho đến thiết kế, triển khai và vận hành sự kiện xuất sắc, chắc chắn chúng tôi sẽ tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ dành cho khách mời tham dự sự kiện. Chúng tôi đã triển khai cho nhiều sự kiện lớn nhỏ trên nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: tiệc tất niên, gala dinner, giáng sinh, trung thu, lễ khởi công – động thổ, lễ khai trương – khánh thành, lễ kỷ niệm, hội khóa, công bố, họp báo, lễ tri ân, hội nghị khách hàng, lễ hội, tổ chức thi người đẹp,… Vì vậy, bạn muốn hợp tá với một đối tác chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, mang đến kết quả vượt trội cho sự kiện, hãy liên hệ với Perfect Media ngay hôm nay!
PERFECT MEDIA_Nhà Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Hàng Đầu Việt Nam!
Hotline / Zalo: 0977.369.942 – 0968.127.020
Website: https://sukienperfect.vn/ – https://decorperfect.vn/
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com