Tổ Chức – Ý Tưởng – Thiết Kế

Ý TƯỞNG

Chúng ta có thể hiểu một cách ngắn gọn, ý tưởng tổ chức sự kiện là ý tưởng chủ đạo chạy xuyên suốt chương trình nhằm truyền tải một cách hiệu quả những thông điệp của sự kiện tới những người tham dự trực tiếp và những ai đang theo dõi chương trình từ xa.

Dựa trên ý tưởng, Ban tổ chức sẽ phát triển thành những nhánh ý tưởng nhỏ như ý tưởng trang trí, thiết kế sảnh tiệc, boot chụp hình,… Và hiển nhiên tất cả đều phải bám sát theo chủ đề (concept tổ chức sự kiện) và làm nổi bật lên chủ đề.

Vai trò của ý tưởng sự kiện

Ý tưởng đóng vai trò xương sống để có thể phát triển thêm ý tưởng cho những hạng mục liên quan như thiết kế sân khấu, trang trí, lựa chọn màu sắc, bố cục, thiết kế trò chơi, lựa chọn quà tặng,…

Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp: Ý tưởng tổ chức sự kiện có nhiệm vụ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 hoạt động đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn nhất. Hạn chế sự lan man, gây khó hiểu và điều quan trọng là không gây được ấn tượng cho người tham dự.

Giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi: Một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo.

Tạo ấn tượng với khách mời: Đối với một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán điều hiển nhiên sẽ không gây được sự thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó thu hút được khách mời khi sự kiện của bạn không đủ sự độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì điều đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng để tổ chức thật tốt.

Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp, càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang điều quan trọng là thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền tải rõ ràng. Từ đó dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, một chương trình được tổ chức thành công với ý tưởng sự kiện độc đáo sẽ là bước đệm để giúp cho những sự kiện sau nhận được hưởng ứng tích cực và nhiều sự mong chờ từ phía công chúng.

Thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn, nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu suôn sẻ và tuôn trào theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng hay ho, hấp dẫn? Không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham gia, khách hàng.

Chính vì vậy, bạn phải thật sự nghiêm túc trong việc xây dựng ý tưởng sự kiện, sáng tạo ra được những nội dung đặc sắc, mới mẻ. Cụ thể, công việc lên ý tưởng sự kiện sẽ bao gồm:

• Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề chương trình

Việc đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện đó chính là bạn phải nghiên cứu thật kỹ về hình thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện đó có mục đích là gì, hướng đến đối tượng nào, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nghiêm túc hay giải trí?

Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội,… thì bước lên ý tưởng chủ đề sẽ quan trọng hơn. Người lên ý tưởng cần nắm bắt được bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại là gì. Có thể dựa vào chủ đề sự kiện theo năm của nhà nước hoặc tự nên nội dung theo ý của doanh nghiệp.

• Xây dựng kịch bản

Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì.

• Tìm địa điểm tổ chức

Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời.

Tổ chức trong nhà

Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, không gian sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vấn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn do với hình thức ngoài trời.

Nhược điểm: Không gian chính là điểm hạn chế của hình thức tổ chức này, với những chương trình đông người nó thẻ gây cảm giác chật chội, bị hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow.

Tổ chức ngoài trời

Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: du lịch teambuilding. hội chợ, festival,…

Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết.

• Ý tưởng trang trí sự kiện

Tiếp đến một công việc khác khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện đó chính là khâu trang trí, bạn cần nắm được màu sắc chủ đạo, hình ảnh chủ đạo của chương trình là gì. Từ đây triển khai các ấn phẩm trang trí sự kiện sao cho thật độc đáo, dễ nhìn, dễ nhận diện.

• Ý tưởng chương trình giải trí

Chương trình giải trí là một nội dung không thể thiếu trong các sự kiện, tùy theo thời lượng được dùng mà bạn có thể sắp xếp các tiết mục thật phù hợp. Cùng với đó, cần bám sát theo mục đích tổ chức, đối tượng tham gia để có được những nội dung hấp dẫn nhất.

Perfect Meida nhận thức được rằng một ý tưởng sáng tạo phải là ý tưởng mới hợp với xu thế, đáp ứng được tốt nhất nhu cầu khách hàng. Do đó, Perfect Media luôn chú trọng đầu tư thời gian và con người để tìm ra ý tưởng sáng tạo mới mẻ cho từng sự kiện dự án. Nếu Quý Khách hàng đang gặp khó khăn trong việc xây dựng ý tưởng mới lạ cho sự kiện sắp tới, đừng ngần ngại chia sẻ khó khăn ấy với Perfect Media. Chúng tôi luôn sẵn sàng có nhân sự hỗ trợ để giúp Quý Khách có được bản ý tưởng tổ chức sự kiện tuyệt vời.

THIẾT KẾ

Thiết kế đồ họa sự kiện là tập hợp các thiết kế sân khấu, thiết kế các ấn phẩm để phục vụ quảng bá cho một sự kiện như: Banner, backdrop, brochure, poster,… Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần phải có thiết kế.

Đối với tất cả các sự kiện thì thiết kế chính là “điểm chạm” đầu tiên với các đối tượng khách mời của sự kiện, nó được thể hiện ở các hình ảnh truyền thông quảng bá trên internet, hoặc trên thư mời, banner, poster, backdrop… Vì vậy thiết kế trong tổ chức sự kiện cần có được sự đầu tư kỹ lưỡng và phù hợp với từng dự án.

Tùy theo tính chất, quy mô, mức độ của sự kiện mà các hạng mục thiết kế cũng khác nhau. Có những sự kiện yêu cầu phải thiết kế cả backdrop, banner, standee, bảng biển, có những sự kiện lại không cần banner, bảng biển.

Có những sự kiện cần một sân khấu cầu kỳ, lung linh cùng với cả khu vực cánh gà nhưng cũng có những sự kiện sân khấu yêu cầu đơn giản, trang nhã. Các thiết kế này sẽ là những sản phẩm “đưa” trực tiếp tới mắt của những người tham dự, chính vì vậy nó yêu cầu tính thẩm mỹ cao cùng những đòi hỏi về khắt khe về nội dung, ý nghĩa.

Sau đây là những yếu tố cơ bản để một thiết kế của sự kiện được thành công:

• Đảm bảo đúng yêu cầu chuẩn mực thương hiệu
• Mới lạ, độc đáo, bắt mắt
• Cập nhật xu hướng thời đại
• Sát với yêu cầu của khách hàng
• Đáp ứng đúng yêu cầu tiến độ thực hiện dự án và theo sát deadline đưa ra
• Chi phí thực hiện phù hợp với kinh phí của dự án

Các bước thiết kế trong sự kiện:

• Tìm hiểu bộ nhận diện thương hiệu

Nhận diện trong sự kiện phải được căn cứ trên nhận diện căn bản của thương hiệu như logo, slogan, tầm nhìn doanh nghiệp. Những yếu tố này sẽ xuất hiện khá nhiều trong các thiết kế, đồng thời việc thấu hiểu về nó cũng giúp người thiết kế bám sát các giá trị của doanh nghiệp.

• Tìm hiểu chủ đề chương trình

Nếu các thiết kế của bạn là để phục vụ một chương trình sự kiện, thì trước khi bắt tay vào làm, bạn nhất định phải nắm được chủ đề, thông điệp truyền thông, các nội dung chính sẽ có trong chương trình sự kiện để chuẩn bị các thiết kế phù hợp và chính xác

• Thiết kế 2D

Bản thiết kế 2D chi tiết thường là một bản thiết kế 2 chiều, cho biết chiều cao và chiều dài của sản phẩm. Thiết kế 2D thường phải kết hợp với kỹ năng vẽ phác thảo. Thiết kế 2D phù hợp với những ấn phẩm tĩnh như banner, tờ rơi, thư mời, standee,… Thiết kế 2D thông thường có ưu điểm là tốn ít thời gian, chi phí thấp, đáp ứng nhanh cho công tác sản xuất.

• Thiết kế 3D

Kỹ thuật 3D thường đi liền với khái niệm “đồ họa 3D”, tức là những hình ảnh được dựng nên một cách sống động như thật. Bản vẽ mô phỏng không gian 3D cho cái nhìn chân thực, đa chiều về bối cảnh. Thiết kế 3D thường được thực hiện khi thiết kế sân khấu của sự kiện. Sân khấu 3D được trang trí thành các lớp xếp chéo lên nhau để tạo ra hiệu ứng không gian 3 chiều, qua đó đem lại cảm giác chân thực cho người xem. Để thiết kế bản vẽ 3D, thông thường người thiết kế sẽ phải thực hiện các bước sau:

– Khảo sát vị trí, diện tích, bối cảnh xung quanh sân khấu.

– Lên maqquette và chọn loại sân khấu.

– Tính toán tỷ lệ sân khấu, cánh gà.

Thiết kế 3D đòi hỏi sự đầu tư nhiều về mặt hình ảnh, hiệu ứng chuyển động của sân khấu và bù lại nó sẽ mang lại cảm xúc sân khấu trông rất hoành tráng.;”>

Xin mời Quý Khách hàng cùng điểm qua một số dự án thiết kế 3D tiêu biểu của Perfect Media:”>

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện (tiếng anh là event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nếu có.

Tại sao phải tổ chức sự kiện?

Tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác và khách hàng, tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, và tạo sự thú vị và bổ ích cho người tham gia sự kiện.

Cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng của chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu.”>

Vai trò của tổ chức sự kiện>

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu của sản phẩm dịch vụ của mình. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường. Đó là lý do chính vì sao doanh nghiệp/đơn vị nên lựa chọn các dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giảm thiểu các rủi ro có khả năng xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện

• Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
• Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
• Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lý
• Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công

Đó là các yếu tố cơ bản; ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp; vì thế vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn đảm bảo sự kiện thành công.

Perfect Media – Công ty Truyền thông và Tổ chức sự kiện đã có hơn 14 năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện đã tổ chức thành công hơn 2000 các loại hình sự kiện từ nhỏ đến lớn trên khắp các tình thành trên toàn quốc. Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và trải nghiệm sự kiện với ý tưởng sáng tạo và thiết kế độc đáo mới lạ nhất cho việc tổ chức sự kiện.

Chúng tôi đồng hành cùng khách hàng với vai trò là một chuyên gia tư vấn những giải pháp tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay kèm đó là mức chi phí xứng tầm với mong muốn tổ chức sự kiện và chất lượng dịch vụ tốt nhất trên thị trường.

Liên hệ với Perfect Media để được tư vấn miễn phí về việc tổ chức sự kiện sắp tới của bạn:

PERFECT MEDIA – NƠI TÔN VINH THƯƠNG HIỆU

Hotline / Zalo: 0977.369.942 – 0968.127.020
Website: http://sukienperfect.vn/
Email: tochucsukien.perfect@gmail.com

Address:

Hà Nội: Eco Green, Số 286, Nguyễn Xiển,TP Hà Nội
Hải Phòng: 497 Hùng Vương, Hồng Bàng, TP Hải Phòng
Hải Dương: Số 57 – Đào Đạo – Bình Hàn, TP Hải Dương
TP. HCM: Số 11/7J – Nguyễn Ảnh Thủ – Bà Điểm – Hóc Môn – TP HCM